Paljudes väikestes ja keskmise suurusega{0}}eksporditehastes peab üks väliskaubanduse müüja sageli tegelema kõigi aspektidega samaaegselt, sealhulgas müügi, tellimuste jälgimise, dokumentatsiooni ja{1}}müügijärgse teenindusega. Tellimuste arvu suurenemise tõttu ei suuda üks inimene seda kõike lihtsalt hallata, mis põhjustab teabe edastamise viivitust, teenindusele reageerimise aeglustumist ja kliendikogemuse halvenemist. Mitmed Hiina LVL-i tehased rakendavad "meeskonnakoostöö" lähenemisviisi, mis võimaldab igal inimesel keskenduda oma tugevatele külgedele, mille tulemuseks on üldine tõhususe ja teenuse kvaliteedi märkimisväärne paranemine.
1. Kui kaua võib üks-meesshow vastu pidada?
"Alates klientide päringutest kuni kauba saatmiseni tegelen kõigega ise. Päeval vastan meilidele, öösiti menetlen dokumente ja nädalavahetusel vastan isegi klientide sõnumitele." See on väliskaubanduse müüja reaalsus.
Paljudes väikestes ja keskmise suurusega{0}}eksporditehastes puudub selge tööjaotus müügi ja tellimuste jälgimise vahel. Üks müüja tegeleb mitme kliendiga, kellel on vaja arendada uusi kliente, säilitada olemasolevaid ja täita erinevaid ülesandeid, nagu tellimuste-järelkontroll, tollideklaratsioon, logistika koordineerimine ja{3}}müügijärgne tagasiside.
"Käitlen korraga üle tosina tellimuse, millest igaühel on erinev edenemise jälgija, ning info on laiali erinevate meilide ja vestluslogide vahel. Mõnikord, kui kliendid küsivad saadetise asukoha kohta, kulub mul aega, et seda teada saada," kurvastas müüja.
Tulemuseks on töö efektiivsuse vähenemine, klientide aeglasem reageerimine ja teeninduslüngad.
2. "Üksikust hundist" kuni "Koostöölise meeskonnatööni"
Üldise tõhususe parandamiseks on mõned tehased alustanud meeskonnatöö mudeli rakendamist:
- Müük: pühendunud töötajad tegelevad klientide päringutega, pakuvad tehnilist tuge ja peavad äriläbirääkimisi, vastutades "heade kliendisuhete hoidmise eest".
- Tellimuste jälgimine: Spetsiaalsed tellimuste jälgijad või meeskonnad vastutavad tootmise jälgimise, kvaliteedi koordineerimise ja saadetise korraldamise eest ning vastutavad "tellimuste õigeaegse ja kvaliteedi tagamise eest".
- Dokumentatsioon ja logistika: Spetsiaalsed dokumendiametnikud või professionaalsed ekspediitorid tegelevad tollideklaratsioonide, broneeringute ja dokumentide ettevalmistamisega, vastutades "saateahela viimase lüli tagamise eest".
"Varem pidid müügipersonal tegelema tellimuste läbirääkimiste, tootmisjuhtimise ja dokumentatsiooniga. Nüüd on igaühel oma kindel roll, mis võimaldab keskenduda oma ülesannetele," rääkis tehase juht.
3. Koostöömudelist tulenevad konkreetsed täiustused
Pärast meeskonnapõhise{0}}tööjaotuse rakendamist on tehase töötõhusus oluliselt paranenud.
- Müügitöötajad saavad rohkem keskenduda müügile: Varem võis kliendipäringule vastamine võtta pool tundi tootmise edenemise kontrollimist; nüüd saavad tellimuste koordinaatorid anda täpseid vastuseid kiire kontrolliga, mis võimaldab müügipersonalil palju kiiremini reageerida.
- Tellimuste koordinaatorid saavad edenemist süstemaatilisemalt hallata: Varem oli tellimuste teave müügipersonali vestluslogides ja meilides laiali, muutes ühtse haldamise keeruliseks; nüüd kasutavad tellimuste koordinaatorid standardseid arvutustabeleid, tagades kõigi tellimuste ühtse salvestamise.
- Dokumendihaldurid saavad tollivormistusega professionaalsemalt hakkama: Varem õppisid müügitöötajad tollivormistuse iseseisvalt selgeks, mille tulemuseks oli kõrge veamäär ja aeglane efektiivsus; nüüd on pühendunud dokumendihaldurid asjatundlikud ja tõhusad, parandades oluliselt esmakordset-läbipääsu määra.
“Kui tellimusi on rohkem, on ühel inimesel raske kõigega hakkama saada,” ütles väliskaubandusjuht. "Pärast töö jagamist klientide rahulolu tegelikult paranes, sest iga samm muutus kiiremaks ja täpsemaks."
4. Teabe jagamine meeskonna koostöös
Et vältida sidekatkestusi, mille on põhjustanud iga inimene, kes tegeleb oma alaga, on mõned tehased loonud meeskonna koostööl põhinevad teabe jagamise mehhanismid:
- Tellimusgrupi suhtlus: iga tellimuse jaoks luuakse ajutine suhtlusgrupp (nt WeChati grupp). Kõik asjakohased töötajad, sealhulgas müük, tellimuste jälgimine, tootmine, dokumentatsioon ja logistika, on grupis, tagades teabe sünkroniseerimise ja läbipaistva edasimineku.
- Tellimuse oleku armatuurlaud: jagatud arvutustabel või tahvel loetleb kõik peamised verstapostid ja tellimuste hetkeolekud, võimaldades kõigil igal ajal ilma korduvate päringuteta kontrollida.
- Tellimuse üleandmise kirjed: pärast seda, kui müük on tellimuse kinnitanud, koostavad nad "tellimuse kohaletoimetamise vormi", milles on selgelt kirjas kliendi nõuded, eriküsimused, tarnekuupäeva kohustused jne, ning annavad selle üle tellimuse jälgijale, et vältida suulisest suhtlusest tulenevaid teabe väljajätmisi või lahknevusi.
«Meil on põhimõte: kirjalikult fikseeritavat infot ei tohi suuliselt edasi anda,» ütles tehase juht. "Kui teave on salvestatud, on probleemide ilmnemisel alust otsida."
5. Milliseid muutusi on kliendid märganud?
Kuigi need sisemised protsessimuudatused on "vaiksed", tunnevad kliendid lõpuks erinevust:
- Kiirem vastus: Varem ootasid kliendid küsimusele vastust kaua. Nüüd, kui kliendid saadavad sõnumeid, saavad müügimehed anda kiireid ja täpseid vastuseid, tekitades klientides tunde, et "see tehas reageerib hästi".
- Vähem vigu: varem esines aeg-ajalt probleeme, nagu "müügi poolt lubatud tarnekuupäevad ei vastanud tootmisele" või "valesti täidetud{0}}dokumentatsioon". Nüüd on selge tööjaotusega selliseid põhilisi vigu oluliselt vähendatud.
- Professionaalsem teenindus: kliendid saavad rohkem standardiseeritud dokumente, tarneteatised on õigeaegsemad ja kogu koostööprotsess on sujuvam.
"Varem kurtsid kliendid aeg-ajalt: "Kuidas me siis ei tea varasemat edenemist, kui kontaktisik vahetub?"," rääkis müügijuht. "Nüüd, parema teabe jagamisega, saavad kolleegid igal etapil ajaloolisi kirjeid kohe kontrollida, mille tulemuseks on stabiilne kliendikogemus."
Alates "üks inimene kannab kõike" kuni "meeskonnatöö" on aluseks motivatsiooniks töö tõhususe ja teenuse kvaliteedi poole püüdlemine. Kui LVL-i tehased Hiinas on valmis investeerima aega protsesside sujuvamaks muutmisse ja ülesannete jagamisse, kogevad kliendid mitte ainult "kiiremaid vastuseid", vaid ka "professionaalset ja usaldusväärset" tarnijapilti. See juhtimisfilosoofia, mille kohaselt "laske professionaalidel teha professionaalseid asju", on Hiina tootmisharu jaoks vältimatu valik, et suurendada oma konkurentsivõimet suuremahulistes-operatsioonides.
